Le bulletin de paie

Quelles sont les mentions obligatoires ?

Apparaissent obligatoirement sur le bulletin de paie les informations concernant :

• l'employeur (nom, adresse, numéro d'immatriculation, code APE, numéro Siret…) ;
• le salarié (nom, emploi occupé, position dans la classification de la convention collective) ;
• l'URSSAF ou la MSA (Mutualité sociale agricole) auprès de laquelle les cotisations sont versées ;
• la convention collective applicable.

Figurent également :

• les éléments composant la rémunération brute, à savoir le nombre d'heures de travail, la quantité d'heures payées au taux normal et celles majorées (pour heures supplémentaires ou travail de nuit par exemple) en mentionnant le ou les taux appliqués, les accessoires du salaire soumis à cotisations (prime d'ancienneté, de bilan, pourboires, indemnité de précarité…) ;
• la nature et le volume du forfait pour les salariés dont la rémunération est déterminée sur la base d'un forfait hebdomadaire ou mensuel en heures, d'un forfait annuel en heures ou en jours ;
• les prélèvements sociaux et fiscaux : CRDS, CSG, cotisations salariales ;
• les sommes non soumises à cotisations (remboursement de frais professionnel) ;
• le montant de la somme effectivement versée au salarié (« le net à payer ») ;
• la date du paiement du net à payer ;
• éventuellement, les dates de congés payés compris dans la période de paie et le montant de l'indemnité correspondante ;
• le montant de la prise en charge des frais de transport publics ou des frais de transports personnels (les dispositions du code du travail sanctionnant l'absence d'une mention obligatoire du bulletin de paie ne sont applicables, au titre de l'absence de cette mention, qu'à compter du 1er avril 2009)..

Le bulletin de paie doit également, le cas échéant, faire apparaître sur une ligne distincte, le montant de la réduction de cotisations salariales sur les heures supplémentaires ou complémentaires effectuées par le salarié, venant en déduction des retenues opérées au titre des cotisations salariales.

Autre mention obligatoire : celle relative à la conservation, par le salarié, du bulletin de paie et ce, sans limitation de durée. Cette formulation peut être libellée comme suit : « pour vous aider à faire valoir vos droits, conservez ce bulletin de paie sans limitation de durée ». L'employeur doit, quant à lui, conserver les bulletins pendant un délai de 5 ans à compter de leur émission.

• A défaut de précision conventionnelle contraire, les salariés sont informés du nombre d'heures de repos compensateur de remplacement et de contrepartie obligatoire en repos portés à leur crédit par un document annexé au bulletin de paie. Dès que ce nombre atteint 7 heures, ce document comporte une mention notifiant l'ouverture du droit à repos et l'obligation de le prendre dans un délai maximum de deux mois après son ouverture.
• Lorsque des salariés d'un atelier, d'un service ou d'une équipe ne travaillent pas selon le même horaire collectif de travail affiché, un document mensuel, dont le double est annexé au bulletin de paie, est établi pour chaque salarié. Ce document comporte les mentions prévues ci-dessus ainsi que celles prévues par l'article D. 3171-12 du Code du travail .

Et les mentions interdites ?

Aucune mention relative à l'exercice du droit de grève et à l'activité de représentation des salariés ne doit figurer sur le bulletin de paie :

• le non-paiement des heures de grève est traduit par l'intitulé « absence non rémunérée » ;
• les heures de délégation sont incluses dans le temps de travail normal.

Quelles sont les conditions de remise du bulletin de paie ?

Un bulletin de paie doit être remis au salarié à l'occasion de chaque versement de rémunération. A l'occasion de cette remise, l'employeur ne peut exiger aucune formalité de signature ou d'émargement autre que celle établissant que la somme reçue correspond bien au montant net figurant sur ce bulletin.

La remise du bulletin de paie au salarié peut être effectuée en main propre ou par voie postale. Avec l'accord du salarié concerné, cette remise peut également être effectuée sous forme électronique, dans des conditions de nature à garantir l'intégrité des données.

Des modalités spécifiques de remise du bulletin de paie s'appliquent lorsque l'employeur à recours à l'un ou l'autre des dispositifs de simplification administrative suivants :titre emploi-service entreprise (TESE) chèque emploi-service universel , chèque emploi-associatif .

Comment simplifier le bulletin de paie ?

Il est possible de regrouper les informations relatives aux prélèvements sociaux et fiscaux en 6 grandes catégories :

• sécurité sociale et Caisse nationale de solidarité pour l'autonomie ;
• Assurance chômage (dont AGS) ;
• retraite complémentaire obligatoire ;
• Prévoyance ;
• CSG et CRDS ;
• Autres charges patronales.

L'employeur peut également supprimer les lignes relatives aux cotisations patronales de sécurité sociale. Une condition demeure cependant : remettre tous les ans aux salariés (ou lors du départ du salarié concerné) un document distinct qui les récapitule.

Exemple de bulletin de paie simplifié

Aucun texte ne fixe une forme obligatoire de bulletin de paie. Le cas exposé ci-après à titre d'illustration, est celui d'un employé avec un salaire inférieur au plafond de la sécurité sociale dans une entreprise occupant 12 salariés et appliquant un horaire hebdomadaire de 35 heures. Ce bulletin simplifié ne mentionne pas les cotisations patronales.

(*) le cas échéant doit figurer sur le bulletin de paie, sur une ligne distincte, le montant de la réduction de cotisations sociales salariales au titre des heures supplémentaires et complémentaires. Pour un exemple de bulletin de paie comportant l'accomplissement d'heures supplémentaires, on peut se reporter à la Circulaire DSS/5B/2007/422 du 27 novembre 2007.

Contester le bulletin de paie : est-ce possible ?

L'acceptation du bulletin de paie n'empêche pas le salarié de contester la réalité du paiement de la somme indiquée ou son exactitude. Il dispose de 5 ans pour le faire devant le conseil de prud'hommes.

Le salarié doit conserver ses bulletins de paie sans limitation de durée : cette précision doit apparaître clairement sur ce document. L'employeur doit conserver les bulletins de paie pendant 5 ans éventuellement sur support informatique s'il offre des garanties de contrôle équivalentes au support papier.

A savoir

Des règles particulières peuvent s'appliquer lorsque l'employeur a recours à des dispositifs de simplification administrative : titre emploi-service entreprise , (TESE), chèque emploi-service universel , chèque emploi-associatif .

Textes de références

• Articles L. 3243-1 à L. 3243-5, R. 3243-1 à R. 3243-6 et D. 3171-11 à D. 3171-13 du Code du travail.
• Circulaire du 30 juin 2005 relative à la simplification du bulletin de paie (JO du 7 septembre)
• Décret n° 2008-1501 du 30 décembre 2008 (JO du 31)
• Loi n° 2009-526 du 12 mai 2009 (JO du 13)