Non, vous n’êtes pas tenu de le lui fournir. En effet, le fichier contenant les informations individuelles sur les salariés n’est pasconsidéré comme un « matériel » nécessaire à l’exercice des fonctions du comité d’entreprise (2). Le comité d’entreprise ne peut donc pas l’exiger.
Cependant, si vous fournissez ce fichier au comité d’entreprise, les salariés devront être préalablement informés :
- de la transmission,
- de l’objectif poursuivi,
- des destinataires des données,
- de l’identité de la personne ou du service auquel ils peuvent s’adresser pour exercer leurs droits d’accès, de rectification et d’opposition.
L’affichage d’une note d’information dans les locaux ou la remise d’un document à l’employé peuvent constituer des mesures d’information adaptées.
Bon à savoir
Les données transmises doivent être limitées à celles qui sont strictement nécessaires au comité d’entreprise pour exercer ses fonctions légales. Elles ne peuvent être utilisées que dans le cadre des attributions du comité d’entreprise.
Le comité d’entreprise doit, de plus, assurer la confidentialité et la sécurité des données qu’il détient (3).
Bon à savoir :
S’il met en place un fichier informatisé pour son propre compte, le comité d’entreprise ne doit plus adresser à la Commission nationale informatique et libertés (CNIL) une déclaration préalable, puisque désormais, il en est dispensé. (4)