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Le registre unique du personnel
Source :
Ministère du Travail, des Relations Sociales, de la Famille et de la Solidarité
Date de mise à jour : 04/06/2008
Les employeurs concernés
Tout employeur est tenu de tenir un registre unique du personnel.Seules exceptions : les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.
Pour quels salariés ?Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l'entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire.
Comme tout salarié, le travailleur étranger doit figurer dans le registre unique du personnel. Pour connaître les autres obligations à ce sujet, voir l'embauche d'un étranger.
Les obligations de l'employeur
Un registre par établissementLa tenue du registre du personnel est obligatoire au niveau de l'établissement. Conséquence : si l'entreprise comporte plusieurs établissement, l'employeur doit tenir dans chacun d'eux un registre du personnel.
Des mentions obligatoiresLes mentions portées dans le registre permettent d'identifier le salarié : nom et prénom, nationalité, date de naissance, sexe, emploi, qualification, dates d'entrée et de sortie de l'établissement.
Par ailleurs, si le salarié est embauché comme " apprenti ", en " contrat à durée déterminée ", comme " travailleur à temps partiel ", comme " travailleur temporaire " ou encore " mis à disposition par un groupement d'employeurs ", la précision correspondant à cette situation.
Le personnel doit être inscrit en respectant l'ordre chronologique d'embauchage et de façon indélébile.
La forme du registre unique du personnel
Aucune forme particulière n'est imposée pour la tenue du registre.Si l'employeur choisit d'utiliser d'autres moyens que le support papier - informatiques notamment - ceux-ci doivent offrir des garanties de contrôle équivalentes au support papier.
Les traitements informatisés des registres obligatoires (notamment du registre unique du personnel) sont dispensés de déclaration auprès de la Commission Nationale Informatique et Libertés (CNIL) lorsqu'ils répondent aux conditions fixées par la Délibération CNIL n 2004-097 du 9 décembre 2004.
Les sanctions en cas d'infraction
En cas de contrôle, le registre du personnel doit pouvoir être présenté.Registre absent, mentions erronées ou incomplètes, la sanction est identique : l'employeur aura à s'acquitter d'une amende d'un montant pouvant aller jusqu'à 750 euros .
A savoir
Aucune forme spécifique n'est imposée à l'employeur pour la tenue du registre unique du personnel.
Textes de références
Articles L. 1221-13 à L. 1221-15, L. 8113-6 (supports informatiques) et D. 1221-23 à D. 1221-27 du Code du travail.
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aux questions/réponses les plus fréquentes
de cette fiche
- Les jeunes en contrat d’apprentissage sont-ils pris en compte dans l’effectif ?
- Qui peut consulter le registre unique du personnel ?