Le document le plus important, qui est considéré comme le « contrat de transport » est « la lettre de voiture ». La forme de ce document est libre, et son édition à bord du camion, par système informatique, est possible. La lettre de voiture est généralement établie par le transporteur. Elle doit comporter les mentions suivantes :
- date de son établissement,
- nom, adresse et n° SIRENE du transporteur,
- date de prise en charge de la marchandise,
- nature, quantité, poids ou volume de la marchandise,
- nom de l’expéditeur,
- adresse complète du lieu de chargement,
- nom du destinataire,
- adresse complète du lieu de déchargement.
On doit vérifier aussi l’existence du « document de suivi » établi par le transporteur, qui retrace les différentes étapes du transport et les prestations du chauffeur. Il doit comporter, au minimum, les mentions suivantes :
- au départ : date et heure d’arrivée au lieu de chargement, date et heure de départ du véhicule chargé libéré, heure d’arrivée au lieu de déchargement demandée par l’expéditeur ou son représentant,
- à l’arrivée : date et heure d’arrivée au lieu de déchargement, date et heure du véhicule déchargé libéré (2).
A bord du véhicule, doit également se trouver le « justificatif de la relation d’emploi », qui atteste de la relation de travail entre le chauffeur et l’employeur (3).