La loi organise la communication de documents aux associés préalablement à l’assemblée générale d’approbation des comptes afin qu’ils puissent se préparer en toute connaissance de cause (1). Dans les SARL, quinze jours au moins avant la date de l’assemblée annuelle appelée à statuer sur les comptes, le gérant doit adresser aux associés :
- le bilan, le compte de résultats et l’annexe,
- le rapport de gestion,
- le texte des résolutions proposées,
- le rapport du commissaire aux comptes, si la société en a nommé un.
Une fois qu’il a reçu ces documents, chaque associé peut poser par écrit des questions auxquelles le gérant sera tenu de répondre au cours de l’assemblée. La loi ne précise pas la forme que les associés doivent utiliser pour poser leur question par écrit.
En outre, pendant ce même délai de quinze jours, l’inventaire est tenu à disposition des associés au siège social avec possibilité d’en prendre copie (ce qui n’est pas possible le reste de l’année) (2).
Si le gérant ne respecte pas l’ensemble de ces formalités, les décisions prises par l’assemblée peuvent être annulées par le juge, la nullité étant cependant facultative, à l’appréciation du juge. Si une décision est annulée, il sera nécessaire de réunir à nouveau une assemblée pour prendre une décision similaire, si cela s’avère nécessaire.
De plus, il convient de faire parvenir aux associés le rapport spécial sur les conventions réglementées (qui est établi par le gérant ou, s’il en existe un, le commissaire aux comptes) (3). L’absence de ce document ne pourrait pas justifier l’annulation de l’assemblée dans la mesure où il n’est pas au nombre des documents impératifs précités. Toutefois, le gérant peut être responsable devant les associés si ces derniers justifient d’un préjudice.
Bon à savoir
Les conventions réglementées qui font l’objet du rapport spécial sont « les conventions intervenues directement ou par personne interposées entre la société et l’un de ses gérants ou associés ».