Après l’assemblée générale ordinaire d’approbation des comptes, vous devez recueillir un résumé des débats et les décisions votées dans un procès-verbal qui doit être établi sur un registre spécial « coté et paraphé » ou sur des feuillets mobiles également « cotés et paraphés ». Le procès-verbal est signé par le gérant ou le président de séance (1).
Vous devez ensuite impérativement déposer des pièces, en double exemplaire, au greffe du tribunal de commerce, dans le délai d’un mois suivant l’assemblée d’approbation des comptes. Ces pièces sont les suivantes :
- les comptes annuels,
- le rapport de gestion,
- le rapport du commissaire aux comptes, si la société en a nommé un,
- la proposition d’affectation du résultat,
- la résolution d’affectation du résultat votée par les associés (2).
Vous n’êtes pas obligé de déposer des originaux de ces documents, mais seulement des exemplaires certifiés conformes par le gérant.
Si vous n’effectuez pas le dépôt des comptes, toute personne « intéressée » peut demander, en référé, au Président du Tribunal de commerce, de vous enjoindre, sous astreinte, de procéder à ce dépôt (3).