Toute entreprise détient nombre de documents : livres légaux comptables, comptes annuels, documents sociaux (procès verbaux des assemblées), factures clients, bons de commande, déclarations sociales (Sécurité sociale, Assedic …) et fiscales (IS, TVA, taxe professionnelle …), contrats, correspondance commerciale, ou encore double des bulletins de paie.
L’entreprise se doit de les conserver pendant des durées variables, fonctions de la nature même des documents, et fixées par le Code de commerce, le Livre des procédures fiscales, le Code du travail ou encore le Code civil.

I – La durée de conservation

Les temps légaux de conservation des documents sont généralement de :

• 3 ans : déclarations fiscales et sociales,
• 5 ans : solde de tout compte, double des bulletins de paie,
• 6 ans : registre des procès verbaux,
• 10 ans : documents comptables (article L 123-22 du Code de commerce), pièces justificatives,
• 30 ans : titres de propriété et actes de vente, fiches individuelles de répartition de la participation et de l’intéressement.

Il faut souligner que les délais de conservation peuvent différer d’un domaine à un autre : par exemple l’article L 123-22 du Code de commerce prescrit un délai de conservation de 10 ans pour les documents comptables alors que le Livre des procédures fiscales (article L 102 B, I), dispose que les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication ou d’enquête et de contrôle de l’administration, doivent être conservés pendant un délai de six ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. Dans ce cas, il est nécessaire de conserver les documents pendant le délai le plus long prévu par les textes.

Le Code général des impôts sanctionne le non respect de l’obligation de conservation. En effet, l’absence de tenue des documents soumis au droit de communication de l’administration fiscale, ou leur destruction avant les délais prescrits entraîne l’application d’une sanction de 1 500 €.

II – Les supports de conservation

Différentes sortes de supports de conservation sont possibles. Les documents peuvent ainsi être conservés :

• soit sur le support d’origine (par exemple la facture émise par le fournisseur),
• soit sur support informatique,
• ou sur tout autre support tel que microfiches, microfilms ou bandes magnétiques à condition de mettre à disposition des agents de l’administration toutes les facilités leur permettant de les consulter.

III – Les utilités de l’archivage

1 – Outre l’obligation légale pour l’entreprise d’archiver tous ces documents, l’archivage constitue la justification notamment d’un droit à déduction en matière de TVA.

2 – En cas de vérification de comptabilité, l’agent de l’administration fiscale contrôle la sincérité des déclarations souscrites et les compare avec la comptabilité. Si une entreprise a procédé aux enregistrements comptables des mouvements affectant le patrimoine de son entreprise de manière chronologique et selon les règles prescrites (c’est-à-dire à l’appui des pièces justificatives), sa comptabilité régulière en la forme a un caractère probant.

3 – Il convient également de souligner qu’en cas de changement de la législation, comme cela a été le cas lors de la condamnation de la France par la Cour de Justice des Communautés Européennes, refusant jusqu’alors la récupération de la TVA sur les dépenses de restauration, il a été opportun pour les entreprises de pouvoir produire les justificatifs des dépenses de restaurant, de réception et de spectacles engagées au profit des dirigeants et des salariés depuis le 1er janvier 1996.